Признаки перегруженного собственника, хаоса в отчетности, рисков штрафов; как понять, что пора передать учёт профессионалам
Как правило, предприниматель переводит бухгалтерию на аутсорсинг слишком поздно — когда ошибки уже привели к штрафам, а собственник сам работает 16 часов в день. Между тем, есть семь явных признаков, которые говорят о том, что пора делегировать функции профессионалам.
Признак 1: Собственник тратит более 20% рабочего времени на бухгалтерию
Если вы, как предприниматель, каждый день отвлекаетесь на вопросы о зарплате, налогах, сроках сдачи отчётности — это красный флаг. Ваша основная задача — развивать бизнес, а не разбираться в деталях ведения первички. Если на бухгалтерию уходит больше 20% вашего времени, это стоит переложить на профессионалов.
Признак 2: Текучка в бухгалтерском отделе
Если главный бухгалтер уходит каждый год, приходится переобучать новых людей, и каждый раз случаются ошибки — компания теряет на нестабильности. Опытный аутсорсер с несколькими специалистами обеспечит преемственность и стабильность.
Признак 3: Постоянные переделки и корректировки отчётности
Если отчётность регулярно возвращается из налоговой со списком ошибок, это говорит о том, что текущая система не работает. Аутсорсер будет использовать современные программы и алгоритмы для контроля.
Признак 4: Растущая сложность бизнеса
Когда компания расширяется, открывает филиалы, начинает работать с новыми видами налогов или выходит в другие регионы, местная бухгалтерия может не справиться с растущей нагрузкой. Аутсорсер, имеющий опыт работы с компаниями различного масштаба, адаптируется быстрее.
Признак 5: Хаос в документообороте
Если никто толком не знает, где хранятся первичные документы, в каком порядке ведутся регистры, как происходит согласование с контрагентами — это признак того, что система вышла из-под контроля. Аутсорсер начнёт с наведения порядка и установления чётких процессов.
Признак 6: Штрафы и претензии от налоговой
Если за последний год компания получила штрафы за ошибки в отчётности, это сигнал о том, что внутренняя бухгалтерия не справляется. Аутсорсер несёт ответственность за качество своей работы и в большинстве случаев страхует свои ошибки.
Признак 7: Невозможность найти хорошего сотрудника
На рынке труда опытные главные бухгалтеры дорогие, и их мало. Если вы не можете позволить себе зарплату конкурентоспособного специалиста, аутсорсинг часто дешевле, чем содержание штатного бухгалтера.
Процесс перехода на аутсорсинг
Переход должен быть постепенным и хорошо организованным:
Этап 1: Анализ состояния. Соберите рабочую группу (директор, главный бухгалтер, финансовый менеджер) и обсудите, какие функции вы хотите передать, какие оставить внутри. Определите текущие проблемы и цели.
Этап 2: Выбор аутсорсера. Изучите рынок, получите коммерческие предложения от нескольких компаний, попросите рекомендации.
Этап 3: Подготовка документов. Если документооборот в беспорядке, нужно его привести в порядок перед передачей аутсорсеру. Договоритесь, что аутсорсер возьмёт текущее состояние дел как есть.
Этап 4: Подписание договора. Четко определите, что входит в состав услуг, какие сроки сдачи отчётности, как происходит оплата, какова ответственность сторон.
Этап 5: Переход на новый формат. В первый месяц работайте в тесном контакте с аутсорсером. Убедитесь, что все процессы настроены корректно, что вы получаете вовремя информацию, которая вам нужна для управления бизнесом.