Как оформить сотрудников, какие документы нужны, как готовиться к камеральной проверке по кадрам, типичные нарушения
Кадровое делопроизводство — часто игнорируемая область, пока не приходит налоговая или инспекция по труду. Однако каждый приказ, каждый договор, каждая трудовая книжка — это документ, который может быть затребован при проверке.
Обязательные кадровые документы
Штатное расписание. Это первый документ, который должна подготовить компания при создании. В нём указываются:

• все должности в организации;
• количество штатных единиц по каждой должности;
• требуемый уровень образования;
• размер оклада (или диапазон оклада);
• коды должностей (если используются в аналитике).

Штатное расписание утверждается приказом генерального директора и является основой для найма. Если в компании нанят сотрудник, которого нет в штатном расписании, это нарушение, которое выявляется при проверке Роструда.
Трудовые договоры. Каждый работник обязан иметь письменный трудовой договор, подписанный работодателем и работником. В договоре указываются:

• сторон договора (ФИО работника и наименование компании);
• дата начала работы;
• трудовая функция (должность, основная обязанность);
• размер оклада и система оплаты;
• режим работы (полный день, неполный, удалённо);
• условия охраны труда;
• условия прекращения договора.

Для микропредприятий (до 15 человек, годовой доход менее 120 млн. рублей, доля уставного капитала менее 25%) существует типовая форма трудового договора, утверждённая Правительством РФ.
Трудовые книжки (электронные и бумажные). С 1 января 2020 года все сотрудники должны иметь электронные трудовые книжки (ЭТК), которые ведутся в базе Социального фонда России. Но работодатель по-прежнему должен предложить работнику вариант ведения бумажной трудовой, если он этого пожелает.
Для сотрудников, нанятых после 31 декабря 2020 года, ведётся только ЭТК. Для тех, кто работает с 2020 года и раньше, бумажная трудовая может быть при желании работника.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Этот документ определяет режим работы, обязанности работников и работодателя, порядок поощрения и взыскания. ПВТР должен быть доступен каждому сотруднику и обычно вывешивается на доске объявлений или отправляется по электронной почте.
Положение об оплате труда. В этом документе компания описывает систему зарплаты: как рассчитываются премии, доплаты, надбавки, каков порядок индексации.
Табель учёта рабочего времени. Форма Т-12 ведётся ежемесячно и отражает присутствие каждого сотрудника (явился, отсутствовал, был в отпуске, на больничном).
График отпусков. Составляется один раз в год и утверждается приказом. В нём указываются сроки отпусков каждого сотрудника.
Оформление нового сотрудника
Этап 1: Подготовка документов. До начала работы сотрудник должен предоставить:

• паспорт (копию);
• СНИЛС (номер или копия);
• ИНН (номер или копия);
• документ об образовании (если требуется по должности);
• справку об отсутствии судимости (для отдельных категорий).

Этап 2: Заключение трудового договора. Договор подписывается в двух экземплярах — один остаётся у работодателя, другой выдаётся работнику. Дату начала работы согласовывают с кадровой службой так, чтобы она совпала с датой заключения договора.
Этап 3: Издание приказа о приёме. На основе трудового договора издаётся приказ о приёме на работу (форма Т-1), подписываемый генеральным директором. Этот приказ должен быть доведён до сведения работника под подпись.
Этап 4: Ведение электронной трудовой книжки. Кадровая служба подаёт в Социальный фонд России сведения о начислении работника. ЭТК автоматически создаётся в базе СФР, и в течение двух недель туда вносится запись о приёме на работу.
Этап 5: Ознакомление с внутренними документами. Новый сотрудник должен ознакомиться с ПВТР, положением об оплате, графиком отпусков и подписать акт об ознакомлении.
Переводы и изменение условий труда
Если компания хочет перевести сотрудника на другую должность или в другой отдел, это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору или новым договором (если смена значительна). При любом переводе издаётся приказ.
Важно! Любое изменение условий труда (перемена должности, место работы, размер оклада, режим) требует письменного согласия сотрудника. Если сотрудник отказывается, это должно быть зафиксировано в виде отказа, подписанного им и работодателем, с указанием даты.
Увольнение и документирование
Основания для увольнения. Трудовой кодекс предусматривает несколько оснований:

• инициатива работника (за две недели уведомляет работодателя);
• инициатива работодателя (сокращение, несоответствие должности, нарушение дисциплины);
• соглашение сторон;
• истечение срока срочного договора;
• выход на пенсию;
• смерть или признание недееспособности.

Процедура увольнения по инициативе работодателя. Если компания хочет уволить сотрудника, она должна:

1. Издать приказ об увольнении с указанием основания (сокращение, увольнение в дисциплинарных целях и т.д.).
2. Ознакомить сотрудника с приказом под подпись (минимум за два дня, если это по инициативе работодателя).
3. В день увольнения выдать копию приказа, трудовую книжку (если она бумажная) и все расчёты (зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.).
4. Произвести расчёт в 1С:ЗУП (конечный расчёт, НДФЛ, страховые взносы).
5. Подать в СФР сведение об увольнении в течение одного рабочего дня после издания приказа.

Расчётный лист при увольнении. При увольнении работник получает расчётный лист, в котором указаны:

• зарплата за отработанные дни (если месяц не полностью);
• компенсация за неиспользованные отпуска;
• доплаты, премии (если были);
• удержания (НДФЛ, алименты);
• итоговая выплата.

Подготовка к камеральной проверке по кадрам
Когда приходит налоговая инспекция, она может проверить кадровое делопроизводство. Важно заранее убедиться, что документы в порядке.
Что проверяют:

• Наличие штатного расписания и его актуальность.
• Трудовые договоры на всех сотрудников.
• Приказы о приёме, переводе, увольнении.
• Табель учёта рабочего времени.
• График отпусков.
• Правильность ведения электронных трудовых книжек в СФР.
• Соответствие начисления зарплаты штатному расписанию (например, если в штате 3 человека, но зарплату получают 5 — это вызовет вопросы).

Типичные нарушения:

1. Отсутствие трудовых договоров у части сотрудников.
2. Несовпадение должностей в договорах и штатном расписании.
3. Задержка в подаче сведений об увольнении в СФР (более одного рабочего дня).
4. Неправильное оформление приказов (например, нет даты, подписи директора).
5. Отсутствие согласия сотрудника на переводы или изменение зарплаты.