Главное правило: правовая система в России построена так, что первый пропуск срока сдачи отчётности штрафуется уже на автоматическом уровне, даже если налоги уплачены вовремя. Это означает, что сроки отчётности — это не менее важно, чем сами суммы к уплате. Потеря одного срока может запустить цепь штрафов и блокировок, которые восстановить намного сложнее, чем не пропустить срок изначально.

Как система работает на практике
Налоговые органы, Социальный фонд России (СФР) и ПФР работают в определённом ритме. Каждый вид отчётности имеет свой срок подачи, и для каждого нарушения есть своя санкция. Первый месяц просрочки обходится в 5% от суммы налога (минимум 1 000 рублей), второй месяц — снова 5%, и это может накопиться до 30% от всей суммы.​
Несвоевременная подача отчётности грозит не только штрафами, но и автоматической блокировкой расчётного счёта. Это означает, что компания не сможет переводить зарплату сотрудникам, оплачивать счета поставщиков, пока ситуация не будет урегулирована.​
Система календаря сроков в России устроена так, что большинство отчётов подаются либо по 25-м числам, либо на последние дни месяцев. Это не случайность — законодательство специально синхронизировано, чтобы компании могли планировать работу бухгалтерии. Однако необходимо учитывать переносы выходных дней, которые правительство объявляет для праздников.

Квартальные отчёты: февраль-апрель, апрель-май, июль-август, октябрь-ноябрь, январь
Большинство обязательной отчётности в России носит квартальный характер. Это означает, что компания отчитывается о деятельности за каждые три месяца, после чего наступает период на сбор и подачу документов — обычно это 25 дней после завершения квартала.
За первый квартал (январь-март) отчётность подаётся до 25 апреля 2025 года. Сюда входят расчёт по страховым взносам (РСВ), расчёт 6-НДФЛ, декларация по НДС (если компания — плательщик НДС), деклаларация по налогу на прибыль (если применяется ОСНО). Для работодателей — это означает, что к этой дате должна быть подана информация о всех сотрудниках, их зарплатах, начисленных налогах и взносах.​
За второй квартал (апрель-июнь) отчётность подаётся до 25 июля 2025 года. Структура та же, но за полугодие: РСВ за полугодие, 6-НДФЛ за полугодие, декларация по НДС за второй квартал.​
За третий квартал (июль-сентябрь) отчётность подаётся до 27 октября 2025 года (25 октября выпадает на субботу, поэтому дата сдвинута). На этом этапе процедура повторяется: РСВ за девять месяцев, 6-НДФЛ за девять месяцев, декларация по НДС за третий квартал.​
За четвёртый квартал (октябрь-декабрь) отчётность подаётся в следующем году — до 26 января 2026 года (25 января выпадает на воскресенье). Это окончательные сведения за весь год.​
Помимо квартальной отчётности, есть месячные уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов. Они подаются до 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты соответствующих налогов.​

Годовая отчётность: когда и что подавать
Годовая отчётность — это самая объёмная и ответственная часть календаря налогоплательщика. Она подразделяется на несколько видов, и каждый из них имеет свой срок.
Бухгалтерская отчётность (баланс, отчёт о финансовых результатах и приложения к ним) подаётся один раз в год, до 31 марта года, следующего за отчётным. То есть отчётность за 2024 год нужно было подать до 31 марта 2025 года, а отчётность за 2025 год — до 31 марта 2026 года. Исключение — организации, которые находятся в процессе ликвидации или имеют иные специальные статусы. Бухгалтерскую отчётность можно подавать только в электронном виде.​
Налоговые декларации по итогам года строятся в зависимости от применяемой системы налогообложения.
Для организаций на УСН (упрощённой системе) декларация подаётся до 25 марта 2025 года за год 2024. Для ИП на УСН срок растянут до 25 апреля 2025 года за год 2024. Это объясняется логикой работы ИП: у них часто нет бухгалтерии, и им даётся больше времени на самостоятельное заполнение документов.​
Для организаций на ОСНО (общей системе) декларация по налогу на прибыль подаётся до 25 марта 2025 года за год 2024. Если компания уплачивает авансовые платежи ежеквартально, она подаёт декларацию четыре раза в год. Если ежемесячно — то двенадцать раз.​
Для организаций на ЕСХН (единый сельскохозяйственный налог) декларация подаётся до 25 марта 2025 года за год 2024.​
Декларация по налогу на имущество организаций подаётся один раз в год, до 25 февраля года, следующего за отчётным. То есть за имущество, которое компания держала весь 2024 год, декларацию нужно подать до 25 февраля 2025 года. Подчеркнём: это отчётность по имуществу, облагаемому по среднегодовой стоимости (здания, сооружения, машины). Имущество, облагаемое по кадастровой стоимости (как правило, земельные участки), отчисляется по другому алгоритму и требует кадастровой информации.​
6-НДФЛ (расчёт о доходах физических лиц) подаётся ежеквартально, плюс один раз за год. За 2024 год — до 25 февраля 2025 года. За первый квартал 2025 года — до 25 апреля 2025 года. За полугодие — до 25 июля 2025 года. За девять месяцев — до 27 октября 2025 года. За весь год 2025 — до 25 февраля 2026 года.​
Это наиболее подробный отчёт о каждом работнике: в нём указываются все выплаты, все удержанные налоги, все авансовые платежи. ошибка в одном работнике может потянуть штраф на весь отчёт.
РСВ (расчёт по страховым взносам) подаётся ежеквартально и по году. За 2024 год — до 27 января 2025 года (25 января была суббота). За первый квартал 2025 года — до 25 апреля 2025 года. За полугодие — до 25 июля 2025 года. За девять месяцев — до 27 октября 2025 года. За весь год 2025 — до 26 января 2026 года (25 января было воскресенье). В этом отчёте отражаются все страховые взносы на пенсию, здравоохранение, социальное страхование и дополнительные взносы от несчастных случаев.​
Персонифицированные сведения о физических лицах (ПСВ) подаются ежемесячно, но есть возможность сэкономить время: за март, июнь, сентябрь и декабрь ПСВ можно не подавать, если вовремя подана квартальная РСВ с разделом 3. Это позволяет компаниям сокращать количество документов, не нарушая закон.​

Отчётность в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР)
С 2023 года в России произошло объединение ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России. Отчётность перешла на новую универсальную форму — ЕФС-1, которая включает в себя сведения о страховом стаже, трудовой деятельности, взносах на травматизм и дополнительные взносы.​
ЕФС-1 подразделяется на несколько частей, и каждая часть имеет свой срок подачи.
Сведения о страховом стаже подаются один раз в год, до 26 января 2026 года за год 2025. Это информация о каждом месяце, в котором сотрудник был официально трудоустроен и работодатель перечислял за него взносы.​
Сведения о взносах на травматизм подаются ежеквартально: до 25 апреля за первый квартал, до 25 июля за полугодие, до 27 октября за девять месяцев, до 26 января 2026 года за весь год.​
Сведения о трудовой деятельности (кадровые события) — это самая срочная часть отчётности. Она подаётся не позднее следующего рабочего дня после события: приём на работу, увольнение, приостановление трудового договора, заключение гражданско-правового договора. Если кадровое событие произошло, например, в пятницу, информацию нужно подать не позднее вторника. Это критично для компаний с текучкой кадров.​
Подтверждение основного вида деятельности подаётся один раз в год, до 15 апреля года, следующего за отчётным.​

НДС и счета-фактуры: отдельный мир в отчётности
Если компания платит НДС (это происходит либо потому, что она находится на ОСНО, либо потому, что её доходы за предыдущий год превысили 60 млн рублей даже на УСН), то у неё появляется специфическая отчётность.
Декларация по НДС подаётся четыре раза в год, по один разу за каждый квартал.
За четвёртый квартал 2024 года — до 26 января 2025 года. За первый квартал 2025 года — до 25 апреля 2025 года. За второй квартал — до 25 июля 2025 года. За третий квартал — до 27 октября 2025 года.​
В 2025 году появилась новая форма декларации по НДС, в которой учтены изменения в налоговом законодательстве, включая новые ставки 5% и 7%, которые применяются компаниями на УСН, если их доходы превышают 60 млн рублей.​
Журнал учёта полученных и выданных счетов-фактур подаётся четыре раза в год, но с более ранним сроком, чем декларация по НДС. За четвёртый квартал 2024 года — до 20 января 2025 года. За первый квартал 2025 года — до 21 апреля 2025 года (20 апреля приходится на воскресенье). За второй квартал — до 21 июля 2025 года. За третий квартал — до 20 октября 2025 года.​
Если компания работает с товарами, подлежащими прослеживаемости (это честная продукция, с цифровыми кодами маркировки, такие как парфюмерия, одежда из натуральных материалов, велосипеды и т.п.), то она обязана подавать Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами ежеквартально до 25-го числа первого месяца квартала, следующего за отчётным.​

Уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов
Это совсем не сложные документы, но их забывают удивительно часто, потому что они есть в форме не требования налоговиков, а просто обычного уведомления от компании в налоговую.
Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, сборов, страховых взносов — это сведение в ИФНС о том, сколько налогов компания сама посчитала и собирается уплатить. Подаётся до 25-го числа месяца, в котором установлен срок уплаты соответствующего налога. Это неочевидный срок для новичков, потому что он «плывёт» в зависимости от налога. Например, для авансовых платежей по налогу на прибыль это один срок, для НДС — другой.​
Если компания уплачивает авансовые платежи по налогу на прибыль ежемесячно по фактически полученной прибыли, то уведомление подаётся до 28 числа каждого месяца (потому что платёж должен быть сделан до 28-го).​

Уведомления по НДФЛ для налоговых агентов (если компания платит зарплату)
Компании, которые платят зарплату сотрудникам или другие доходы физическим лицам, являются налоговыми агентами по НДФЛ. Это означает, что они должны удерживать налог с выплат и отчитываться о нём дважды в месяц.
Уведомление об исчисленном и удержанном НДФЛ подаётся по особому графику: в течение месяца нужно представить две-три уведомления в зависимости от того, были ли начисления с 1-го по 22-е число или с 23-го по 28/31-е число.​
Например, для января 2025 года:
НДФЛ, исчисленный и удержанный с 1 по 22 января, подаётся до 27 января 2025 года;​
НДФЛ, исчисленный и удержанный с 23 по 31 января, подаётся до 3 февраля 2025 года.​
В декабре 2025 года уведомления подаются трижды, потому что на конец года давятся все остатки. Это самая частая отчётность в календаре — по два-три уведомления в месяц на протяжении всего года.​

Практический чеклист: как ничего не забыть
Система слишком сложна, чтобы полагаться на память. Вот как нужно организовать процесс:
Шаг первый: создайте электронный календарь с уведомлениями. Заведите в Outlook, Google Calendar или другой программе напоминания за 7 дней до каждого срока. За 3 дня — второе напоминание. За день — третье. Это даст вам запас времени для сбора документов и подготовки отчётности.
Шаг второй: делегируйте ответственность. Назначьте одного человека (желательно бухгалтера или помощника), который отвечает за отчётность. Дайте ему доступ к календарю и требование готовить документы заранее. Не полагайтесь на то, что человек сам «вспомнит».
Шаг третий: используйте чек-лист для каждого периода. Скопируйте этот календарь в документ, который будете заполнять перед каждым сроком. Например, перед 25 апреля (сроком для квартальной отчётности) проверьте, что у вас готовы: РСВ за первый квартал, 6-НДФЛ за первый квартал, декларация по НДС (если нужна), уведомления по НДФЛ за январь и февраль, ПСВ за январь, февраль и март.
Шаг четвёртый: подавайте отчётность в цифровом формате. Большинство отчётов принимается только в электронном виде. Используйте сервис конкретного органа (ФНС, СФР) или аккредитованного оператора электронного документооборота. Это даёт вам квитанцию о приёме, которая служит доказательством своевременной подачи.​
Шаг пятый: ведите реестр сданных отчётов. После подачи каждого документа зафиксируйте это в таблице с датой подачи и номером документа. Это поможет, если налоговая позже потребует доказательства того, что отчёт был подан вовремя.

Что грозит за просрочку
Это не просто штрафы. Просрочка отчётности запускает механизм, который может заморозить весь бизнес.
За несвоевременную подачу налоговых деклараций и расчётов штраф составляет 5% от неуплаченной суммы налога за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не менее 1 000 рублей и не более 30% от суммы. Например, если компания должна была уплатить налог в размере 200 000 рублей и опоздала на один месяц, штраф составит 10 000 рублей (5% от 200 000). Если опоздала на три месяца, максимум будет 30%, то есть 60 000 рублей.​
За несвоевременную подачу 6-НДФЛ штраф составляет 1 000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки. Это не процент, а фиксированная сумма. Но она копится быстро: два месяца просрочки — 2 000 рублей штрафа, три месяца — 3 000, и т.д.​
За несвоевременную подачу РСВ штраф рассчитывается аналогично налоговым декларациям: 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки, не менее 1 000 рублей и не более 30%.​
За несвоевременную подачу ЕФС-1 (отчётность в СФР) штраф зависит от того, какой раздел был подан с опозданием. За раздел о взносах на травматизм — 5% суммы взносов за последние три месяца, за каждый месяц просрочки, не менее 1 000 рублей. За разделы о стаже и трудовой деятельности штрафы могут быть даже выше.​
За непредставление отчётности (если её вообще не подали) штраф может быть вообще не привязан к сумме. Например, за непредставление бухгалтерской отчётности штраф может быть в размере от 5 000 до 10 000 рублей в зависимости от обстоятельств.​
Дополнительный штраф на должностное лицо. Руководитель или главный бухгалтер компании рискует получить административный штраф от 300 до 500 рублей за каждый день просрочки подачи отчётности, но не более 30 000 рублей на одного человека в год.​
Блокировка счёта. Если компания опоздала с отчётностью, налоговая имеет право требовать у банка заморозить расчётный счёт до момента, когда ситуация не будет урегулирована. Это означает, что компания не сможет платить зарплату сотрудникам, закупать товары, платить аренду — не сможет вообще ничего. Разблокировка счёта происходит в течение одного рабочего дня после устранения причины просрочки.​

Практическая таблица: что, когда и куда сдавать
Вот упрощённая версия календаря, которую можно распечатать и повесить в офис.


Отсечки: необходимость перепроверки
Есть несколько критических дат в году, когда нужно просто остановиться и переоформировать все документы.
25 числа каждого месяца (или ближайший рабочий день) — это день, когда бухгалтер должен сразу проверить: был ли подан расчёт по НДФЛ за этот месяц, были ли уведомления по исчисленным налогам, нет ли просрочек по предыдущим месяцам.
Конец квартала (31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря) — это дни, когда необходимо убедиться в корректности всех квартальных отчётов перед подачей их через неделю или две.
Конец года (31 декабря) — это дата, после которой начинается штормовой период: декабрь-январь-февраль-март наполнены сдачей сразу множества отчётов. Если в декабре не организовать работу, январь станет невыносимо сложным.


Как сделать так, чтобы система работала
Самое важное: это не может быть работой только бухгалтера. Это дело всей компании. Вот как должна быть организована процедура:
В начале каждой недели бухгалтер получает на совещании напоминание о предстоящих сроках.
За 3 дня до срока бухгалтер должен иметь на столе все документы, готовые к подаче, и проверить их на ошибки.
За день до срока отчётность должна быть подана в электронный кабинет налоговой, и должна быть получена квитанция о приёме.
После подачи документ нужно убрать в архив и внести в реестр сданных отчётов с датой и номером.
Эта система может выглядеть бюрократичной, но она защищает компанию лучше всего. Даже если бухгалтер болеет, уходит в отпуск или увольняется, есть чёткая процедура, которую сможет выполнить его замена или помощник.


Итог
Календарь налоговых отчётов в России сложен, но он не случаен. Каждый срок имеет смысл, каждый штраф — предупреждение. Система работает так, чтобы компании могли планировать свою работу, если они приложат минимальные усилия к организации процесса.
Главное правило: создайте в компании культуру пунктуальности в отношении сроков. Это проще, чем потом разбираться со штрафами и блокировками счетов. Отчётность — это не задача на потом, это критическая функция компании, которая должна работать как часовой механизм.